Record Management (RM)

Records Management kann mit 'Aktenführung' oder 'Schriftgutverwaltung' übersetzt werden. Dieser Begriff kam ursprünglich aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung und den Bibliotheken. Heute wird RM oft auch als Synonym für Langzeitarchivierung verbunden mit Aufbewahrungszeiten (Retention Time) verwendet.

Zentral für Records Management sind dabei die Prozess- und Aktensicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.

Records (Unterlagen / Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z.B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

Die Bedeutung von RM nimmt ständig zu, da seitens der Gesetzgebung (EU & USA) verstärkt schärfere Vorschriften über die Dokumentation und damit der Nachvollziehbarkeit von (bilanzrelevanten) Geschäftstransaktionen verordnet werden. Stichworte dazu sind SOX, Governance, Compliance, usw. In USA sind Geschäftsführer verurteilt worden, weil sie entsprechende Informationen, welche als Email versandt wurden, nicht mehr vor Gericht vorlegen konnten. Dies hat zu einem regelrechten Boom für automatische Email-Archivierungslösungen geführt.

ISO 15489 - Records Management

In der Norm ISO 15489 wird Records Management definiert. ISO 15489 legt in seiner Dokumentation fest, welche Dokumente erzeugt, welche Information in die Dokumente eingefügt werden müssen und welcher Genauigkeitsgrad erforderlich ist, in welcher Form und Struktur Dokumente erzeugt und erfasst werden sollen, welche Anforderungen zum Retrieval und Gebrauch von Dokumenten benötigt werden, wie lange sie archiviert sein müssen um diesen Anforderungen zu genügen und wie Dokumente zu organisieren sind um die Anforderungen für den Gebrauch zu unterstützen. In einem weiteren Teil spezifiziert ISO 15489 den Prozess von der ersten Analyse über die Identifizierung der Anforderungen bis hin zur Implementierung eines Records Management Systems und unternehmenspolitischen Maßnahmen. Die ISO 15489 soll international eine einheitliche Grundlage für das elektronische Records Management schaffen.

MoReq

"Model Requirements for the Management of Electronic Records"

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records Management System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und DMS.

MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu jedem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert.

MoReq ist das bis heute detailliertest Dokument für diesen Bereich. MoReq wird weithin anerkannt und wird nun in alle Sprachen der Mitgliederstaaten der Europäischen Union übersetzt. Es ist daher abzusehen, dass alle eGoverment-Systeme - in Österreich: ELAK, in Deutschland: DOMEA, in der Schweiz: GEVERT - zukünftig den MoReq Standard erfüllen werden müssen.

A.R.W. Unternehmensberatung führt für Record Management folgende Seminare durch.