Document Management System (DMS)

Klassisches Dokumenten Management beschäftigt sich - im Gegensatz zu elektronischen Archivierung - mit den Dokumenten, welche noch im Ablauf von Geschäftsprozessen verändert werden können. Wesentliche Funktionen von DMS sind

• Gemeinsames Bearbeiten von digitalen Dokumenten
• kontrollierte Versionierung
• Check In / Check Out Verfahren
• systemgeführte Dokumenthistorie
• vom Anwender gesteuerte Statusübergänge
• hohe Integration in den Desktop / in die Office Welt
• Integration eines elektronischen Archives
• dynamisches Ablagesystem mit flexiblen Strukturen (Akten, Ordner, Kästen, Abteilung, usw.)

Historisch gesehen wurden die klassischen elektronischen Archive um diese Funktionen erweitert, sodass die meisten Anbieter in ihren Produkten nicht mehr zwischen Archiv und DMS unterscheiden. Produkte, die sich als DMS bzw. als ECM bezeichnen, sehen die Archivfunktion als integrativen, für den Anwender völlig transparenten Bestandteil eines DMS an.

Eine weitere Abgrenzungsmöglichkeit zu Archiven ist die Tatsache, dass die Dokumente in ihrem originären Format bleiben - wegen der weiteren Bearbeitung. Bei der Archivierung (Statusübergang) werden diese häufig in ein "Archivformat" - wie z.B. TIFF oder PDF - konvertiert.

Abgrenzung zu ECM: ECM ist ein wesentlich weitreichender Begriff und mehr eine Strategie als ein Produkt. DMS ist Bestandteil der ECM-Kategorie "Manage/Verwalten" und hat mehr Produktcharakter.

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